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Ethik-Kommission der Ärztekammer Berlin
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Datenschutz-Hinweis
hier klicken für unsere Datenschutz-Hinweise
Informationen zur Datenverarbeitung und zum Datenschutz bei der Nutzung von ethikPool
I. Kontaktdaten des Verantwortlichen
II. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
III. Zweck und Umfang der Datenverarbeitung
IV. Kategorien der Daten
V. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
VI. Dauer der Speicherung
VII. Datenweitergabe / Datenübermittlung
VIII. Betroffenenrechte
IX. Automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling
I. Kontaktdaten des Verantwortlichen
Ärztekammer Berlin
Körperschaft des öffentlichen Rechts
Friedrichstraße 16
10969 Berlin
T +49 30 408 06 - 0
F +49 30 408 06 - 34 99
E kammer@aekb.de
www.aerztekammer-berlin.de
II. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Behördliche:r Datenschutzbeauftragte:r
Friedrichstraße 16, 10969 Berlin
T +49 30 408 06 - 0
E datenschutz@aekb.de
III. Zweck und Umfang der Datenverarbeitung
Die Ärztekammer Berlin nutzt für die elektronische Einreichung und Bearbeitung von Anträgen auf berufsrechtliche und berufsethische Beratung von Forschungsvorhaben am Menschen und epidemiologischen Untersuchungen mit personenbezogenen Daten sowie damit verbundenen allgemeinen Anfragen und Vorfragen, Nachreichungen und Amendments die Software ethikPool der Firma Smart-Q Softwaresysteme GmbH, Lise-Meitner-Allee 4, 44801 Bochum. Dazu besteht zwischen der Ärztekammer Berlin und der Smart-Q Softwaresysteme GmbH ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 Absatz 3 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
ethikPool ist eine Webportal-Lösung, die den Prozess der berufsrechtlichen und berufsethischen Beratung – von der Antragstellung über die Beratung und das Votum bis zur Gebührenlegung – elektronisch begleitet, alle Vorgänge elektronisch protokolliert und den Austausch von Dokumenten ermöglicht. Die Lösung dient der Vereinfachung der verfahrensbezogenen Kommunikation zwischen den Verfahrensbeteiligten (Antragstellende, Mitglieder der Ethik-Kommission der Ärztekammer Berlin und Mitarbeitende der Geschäftsstelle, ggf. andere EthikKommissionen).
Das Portal unterliegt einer SSL-Verschlüsselung, d. h. alle Datenübertragungen erfolgen verschlüsselt übertragen. Sie haben die Möglichkeit, sich unter Angabe personenbezogener Daten bei ethikPool zu registrieren, sich anschließend dort mit Ihren Registrierungsdaten anzumelden und die Funktionen des Portals zu nutzen. Dabei sind Ihre Daten vor dem unbefugten Zugriff Dritter durch eine sogenannte Zweifaktorauthentifizierung, die im Rahmen jeder Anmeldung durchzuführen ist, geschützt. Die Zweifaktorauthentifizierung erfordert neben der Eingabe von Benutzernamen und Passwort (Wissen) zusätzlich die Eingabe eines per SMS oder Authenticator App generierten Codes (Besitz). Die von Ihnen eingegebenen Daten werden an die Ärztekammer Berlin übermittelt und ausschließlich in ihren IT-Systemen verarbeitet.
IV. Kategorien der Daten
1. Registrierung
Folgende Daten werden im Rahmen des Registrierungsprozesses erhoben:
→ Personenstammdaten
→ Benutzer:innennamen & Passwort
→ Mobilfunknummer und/oder Authenticator App-Nutzung
→ Weitere Kommunikationsdaten
→ Einverständnis zur Datenverarbeitung & den Nutzungsbedingungen
→ Ggf. weitere Daten auf freiwilliger Basis
Im Zeitpunkt der Registrierung werden zudem folgende Daten gespeichert:
→ IP-Adresse
→ Datum und Uhrzeit der Registrierung
Im Rahmen des Registrierungsprozesses wird auf diese Datenschutzinformation verwiesen und Ihre Einwilligung zur Verarbeitung der Daten eingeholt.
2. Anmeldung
Um nach der Anmeldung den Zugang zu ethikPool zu erhalten, müssen Sie sich mit Ihrem Benutzer:innennamen und Passwort sowie dem zweiten Faktor anmelden. Nehmen Sie diese Möglichkeit wahr, so werden die in der Anmeldemaske eingegebenen Daten an uns übermittelt und gespeichert.
Im Zeitpunkt der Absendung der Anmeldung werden zudem folgende Daten gespeichert:
→ IP-Adresse
→ Datum und Uhrzeit der Anmeldung
Die im Rahmen der Registrierung sowie der Anmeldung eingegebenen Daten werden ausschließlich zu Ihrer
Identifizierung, zur Bereitstellung des Zugangs zu ethikPool sowie zu dessen Nutzung verarbeitet.
3. Nutzung
Folgende Daten werden im Rahmen der Nutzung von ethikPool erhoben:
→ Personenstammdaten von Antragstellenden, Ansprechpersonen, Arbeit- oder Auftraggebenden, Sponsoren, Kammermitgliedern, Kommissionsmitgliedern sowie ggf. anderen im Antrag bezeichneten Personen
→ Kommunikationsdaten der vorgenannten Personen
→ Antragsdaten
→ Verfahrensbezogene Kommunikation, einschließlich der Stellungnahmen und Voten
→ Gebühren- und Zahlungsdaten, Bankdaten, ggf. Mahnungs- und Vollstreckungsdaten.
V. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung Artikel 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe a Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung sind Artikel 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe e DSGVO iVm. § 8 Berliner Heilberufekammergesetz (BlnHKG), § 15 Berufsordnung der Ärztekammer Berlin und der Satzung für die Ethik-Kommission der Ärztekammer Berlin sowie iVm. § 257 Handelsgesetzbuch (HGB), § 147 Abgabenordnung (AO).
VI. Dauer der Speicherung
Ihre personenbezogenen Daten werden bei der Ärztekammer Berlin so lange gespeichert, wie dies zur Wahrnehmung der Aufgabe der Ärztekammer Berlin nach § 8 Absatz 2 BlnHKG erforderlich ist. Alle auf ein Antragsvorhaben bezogenen Daten werden in der Regel nach Ablauf des 11. Jahres nach Abschluss der Beratung gelöscht, es sei denn, dass zwischenzeitlich Folgeanträge oder Anfragen eingegangen sind. Dasselbe gilt für Gebühren- oder
Buchungsbelege etc.
VII. Datenweitergabe / Datenübermittlung
Innerhalb der Ärztekammer Berlin erhalten nur diejenigen Personen oder Stellen Zugriff auf personenbezogenen Daten, die diese zur rechtmäßigen Erfüllung der gesetzlichen, vertraglichen oder sonstigen Pflichten benötigen. Die Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Aufgaben und Verpflichtungen der Ärztekammer Berlin oder soweit hierzu eine Einwilligung vorliegt. Empfänger oder Kategorien von Empfängern von personenbezogenen Daten sind u. a.:
→ öffentliche Stellen, z. B. Vollstreckungsbehörden, Finanzämter, Gemeindekassen
→ Auftragsverarbeiter gemäß Artikel 28 DSGVO, z. B. Druck- und IT-Dienstleister.
Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Drittländer oder internationale Organisationen außerhalb der EU findet nicht statt, es sei denn, dass hierzu Ihre Einwilligung vorliegt.
VIII. Betroffenenrechte
Sie haben das Recht Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Artikel 15 DSGVO). Sind Ihre Daten in Akten gespeichert, so können Sie zusätzlich gemäß § 24 Absatz 6 Berliner Datenschutzgesetz Einsicht in die Akten verlangen. Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Artikel 16 DSGVO). Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Artikel 17, 18 und 21 DSGVO). Ggf. steht Ihnen ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Artikel 20 DSGVO). Bitte wenden Sie sich hierfür gerne an uns. Wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt, können Sie sich bei der Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit, Friedrichstraße 219, 10969 Berlin, beschweren.
IX. Automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling
In der Ärztekammer Berlin finden automatisierte Entscheidungsfindungen und Profiling nicht statt.
II. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
III. Zweck und Umfang der Datenverarbeitung
IV. Kategorien der Daten
V. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
VI. Dauer der Speicherung
VII. Datenweitergabe / Datenübermittlung
VIII. Betroffenenrechte
IX. Automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling
I. Kontaktdaten des Verantwortlichen
Ärztekammer Berlin
Körperschaft des öffentlichen Rechts
Friedrichstraße 16
10969 Berlin
T +49 30 408 06 - 0
F +49 30 408 06 - 34 99
E kammer@aekb.de
www.aerztekammer-berlin.de
II. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Behördliche:r Datenschutzbeauftragte:r
Friedrichstraße 16, 10969 Berlin
T +49 30 408 06 - 0
E datenschutz@aekb.de
III. Zweck und Umfang der Datenverarbeitung
Die Ärztekammer Berlin nutzt für die elektronische Einreichung und Bearbeitung von Anträgen auf berufsrechtliche und berufsethische Beratung von Forschungsvorhaben am Menschen und epidemiologischen Untersuchungen mit personenbezogenen Daten sowie damit verbundenen allgemeinen Anfragen und Vorfragen, Nachreichungen und Amendments die Software ethikPool der Firma Smart-Q Softwaresysteme GmbH, Lise-Meitner-Allee 4, 44801 Bochum. Dazu besteht zwischen der Ärztekammer Berlin und der Smart-Q Softwaresysteme GmbH ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 Absatz 3 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
ethikPool ist eine Webportal-Lösung, die den Prozess der berufsrechtlichen und berufsethischen Beratung – von der Antragstellung über die Beratung und das Votum bis zur Gebührenlegung – elektronisch begleitet, alle Vorgänge elektronisch protokolliert und den Austausch von Dokumenten ermöglicht. Die Lösung dient der Vereinfachung der verfahrensbezogenen Kommunikation zwischen den Verfahrensbeteiligten (Antragstellende, Mitglieder der Ethik-Kommission der Ärztekammer Berlin und Mitarbeitende der Geschäftsstelle, ggf. andere EthikKommissionen).
Das Portal unterliegt einer SSL-Verschlüsselung, d. h. alle Datenübertragungen erfolgen verschlüsselt übertragen. Sie haben die Möglichkeit, sich unter Angabe personenbezogener Daten bei ethikPool zu registrieren, sich anschließend dort mit Ihren Registrierungsdaten anzumelden und die Funktionen des Portals zu nutzen. Dabei sind Ihre Daten vor dem unbefugten Zugriff Dritter durch eine sogenannte Zweifaktorauthentifizierung, die im Rahmen jeder Anmeldung durchzuführen ist, geschützt. Die Zweifaktorauthentifizierung erfordert neben der Eingabe von Benutzernamen und Passwort (Wissen) zusätzlich die Eingabe eines per SMS oder Authenticator App generierten Codes (Besitz). Die von Ihnen eingegebenen Daten werden an die Ärztekammer Berlin übermittelt und ausschließlich in ihren IT-Systemen verarbeitet.
IV. Kategorien der Daten
1. Registrierung
Folgende Daten werden im Rahmen des Registrierungsprozesses erhoben:
→ Personenstammdaten
→ Benutzer:innennamen & Passwort
→ Mobilfunknummer und/oder Authenticator App-Nutzung
→ Weitere Kommunikationsdaten
→ Einverständnis zur Datenverarbeitung & den Nutzungsbedingungen
→ Ggf. weitere Daten auf freiwilliger Basis
Im Zeitpunkt der Registrierung werden zudem folgende Daten gespeichert:
→ IP-Adresse
→ Datum und Uhrzeit der Registrierung
Im Rahmen des Registrierungsprozesses wird auf diese Datenschutzinformation verwiesen und Ihre Einwilligung zur Verarbeitung der Daten eingeholt.
2. Anmeldung
Um nach der Anmeldung den Zugang zu ethikPool zu erhalten, müssen Sie sich mit Ihrem Benutzer:innennamen und Passwort sowie dem zweiten Faktor anmelden. Nehmen Sie diese Möglichkeit wahr, so werden die in der Anmeldemaske eingegebenen Daten an uns übermittelt und gespeichert.
Im Zeitpunkt der Absendung der Anmeldung werden zudem folgende Daten gespeichert:
→ IP-Adresse
→ Datum und Uhrzeit der Anmeldung
Die im Rahmen der Registrierung sowie der Anmeldung eingegebenen Daten werden ausschließlich zu Ihrer
Identifizierung, zur Bereitstellung des Zugangs zu ethikPool sowie zu dessen Nutzung verarbeitet.
3. Nutzung
Folgende Daten werden im Rahmen der Nutzung von ethikPool erhoben:
→ Personenstammdaten von Antragstellenden, Ansprechpersonen, Arbeit- oder Auftraggebenden, Sponsoren, Kammermitgliedern, Kommissionsmitgliedern sowie ggf. anderen im Antrag bezeichneten Personen
→ Kommunikationsdaten der vorgenannten Personen
→ Antragsdaten
→ Verfahrensbezogene Kommunikation, einschließlich der Stellungnahmen und Voten
→ Gebühren- und Zahlungsdaten, Bankdaten, ggf. Mahnungs- und Vollstreckungsdaten.
V. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung Artikel 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe a Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung sind Artikel 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe e DSGVO iVm. § 8 Berliner Heilberufekammergesetz (BlnHKG), § 15 Berufsordnung der Ärztekammer Berlin und der Satzung für die Ethik-Kommission der Ärztekammer Berlin sowie iVm. § 257 Handelsgesetzbuch (HGB), § 147 Abgabenordnung (AO).
VI. Dauer der Speicherung
Ihre personenbezogenen Daten werden bei der Ärztekammer Berlin so lange gespeichert, wie dies zur Wahrnehmung der Aufgabe der Ärztekammer Berlin nach § 8 Absatz 2 BlnHKG erforderlich ist. Alle auf ein Antragsvorhaben bezogenen Daten werden in der Regel nach Ablauf des 11. Jahres nach Abschluss der Beratung gelöscht, es sei denn, dass zwischenzeitlich Folgeanträge oder Anfragen eingegangen sind. Dasselbe gilt für Gebühren- oder
Buchungsbelege etc.
VII. Datenweitergabe / Datenübermittlung
Innerhalb der Ärztekammer Berlin erhalten nur diejenigen Personen oder Stellen Zugriff auf personenbezogenen Daten, die diese zur rechtmäßigen Erfüllung der gesetzlichen, vertraglichen oder sonstigen Pflichten benötigen. Die Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Aufgaben und Verpflichtungen der Ärztekammer Berlin oder soweit hierzu eine Einwilligung vorliegt. Empfänger oder Kategorien von Empfängern von personenbezogenen Daten sind u. a.:
→ öffentliche Stellen, z. B. Vollstreckungsbehörden, Finanzämter, Gemeindekassen
→ Auftragsverarbeiter gemäß Artikel 28 DSGVO, z. B. Druck- und IT-Dienstleister.
Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Drittländer oder internationale Organisationen außerhalb der EU findet nicht statt, es sei denn, dass hierzu Ihre Einwilligung vorliegt.
VIII. Betroffenenrechte
Sie haben das Recht Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Artikel 15 DSGVO). Sind Ihre Daten in Akten gespeichert, so können Sie zusätzlich gemäß § 24 Absatz 6 Berliner Datenschutzgesetz Einsicht in die Akten verlangen. Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Artikel 16 DSGVO). Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Artikel 17, 18 und 21 DSGVO). Ggf. steht Ihnen ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Artikel 20 DSGVO). Bitte wenden Sie sich hierfür gerne an uns. Wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt, können Sie sich bei der Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit, Friedrichstraße 219, 10969 Berlin, beschweren.
IX. Automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling
In der Ärztekammer Berlin finden automatisierte Entscheidungsfindungen und Profiling nicht statt.